O Laboratório de Conservação e Pesquisa Documental

Dentre os projetos desenvolvidos nas áreas de recuperação e conservação preventiva de acervos um dos mais significativos consistiu na criação do Laboratório de Conservação e Pesquisa Documental – LABDOC.

 Atualmente o Laboratório encontra-se em fase de expansão de suas atividades. Para tanto conta com um funcionário técnico responsável pelas atividades de conservação e restauração, além de bolsistas de diferentes modalidades que atuam nos projetos desenvolvidos pelo LABDOC. É importante frisar a relevância de um laboratório de restauração e conservação para a preservação do patrimônio documental regional. Operando em rede com outras instituições do estado e multiplicando recursos e iniciativas que visem a conservação das fontes documentais da nossa história, o LABDOC representa um importante avanço no desenvolvimento de uma política preservacionista a ser desenvolvida pelas instituições afins.

Os projetos do Laboratório são desenvolvidos em duas frentes: procedimentos de identificação, e restauração dos documentos, sua organização, indexação e colocação em banco de dados do conteúdo informacional.

 Na primeira fase são desenvolvidas as seguintes etapas:
1.1 - Controle entomológico: a desinfestação de toda a documentação pelo método de congelamento profundo vem sendo aplicado recentemente, com sucesso, por importantes instituições responsáveis pela guarda e conservação de livros e documentos no país, tais como o Arquivo Nacional e o Arquivo Público Mineiro. Consiste em proceder ao congelamento dos documentos em um freezer por um período não inferior a quinze dias, acondicionando-os em sacos plásticos devidamente vedados e tendo o ar retirado do seu interior por meio de um aspirador de pó. Após este período o freezer é desligado e a documentação é retirada quando a temperatura atingir o mesmo nível da temperatura ambiente.

1.2 - Higienização: consiste na limpeza mecânica de todas as folhas, uma após a outra por meio de trinchas macias, visando à retirada de toda a sujidade presente na superfície do papel e de extrair todos os corpos estranhos ao documento que aceleram seu processo de degradação (clipes, grampos etc...) É importante também planificar possíveis dobras, orelhas, constantes nos documentos.

1.3 - Diagnóstico de conservação preventiva: é feito através de uma ficha de diagnóstico aplicada a cada documento e que indica suas especificações: o tipo documental (se tratasse de um processo-crime, por exemplo), as características do suporte (do papel), a técnica utilizada na sua montagem / encadernação, a tinta empregada, seu estado de conservação as principais deteriorações sofridas e as recomendações para o tratamento técnico de conservação.

1.4 - Tratamento técnico de conservação: envolve basicamente pequenos reparos, acondicionamento e a restauração propriamente dita, sendo que: a) os pequenos reparos visam intervir em rasgos, através de velatura, utilizando-se papel japonês; torna-se necessário, em caso de documentos encadernados e/ou livros, providenciar nova costura e a reestruturação física do documento; b) o acondicionamento consiste em envolver os documentos em invólucros de material inerte, ou alcalino; c) a restauração de documentos, com suporte em papel, consiste em reenfibrar papel nos locais onde há buracos.

Na fase de organização propriamente dita, são seguidos os seguintes passos:

2.1 – Identificação do acervo: a documentação é identificada para a organização nos diversos fundos, séries e sub séries. É necessária a identificação da proveniência da documentação, ou seja, definir-se que termo ou que cartório foi responsável pela sua produção.

2.2 – Arranjo: após a identificação, os documentos são agrupados em fundos, séries e sub-séries, obedecida a proveniência e tentando-se recuperar o arranjo original. Dentro de cada série ou sub-série os processos são ordenados cronologicamente.

2.3 – Descrição: passa-se à análise e descrição dos documentos. São levantados dados como: tipo de processo, datas, local de origem, pessoas envolvidas, número de páginas etc.

2.4 – Indexação: é desenhado um banco de dados onde estarão armazenados os dados obtidos através da análise e descrição dos documentos, o que permite a recuperação das informações contidas nesses processos.

Durante todo o processo, desde a entrada do acervo no LABDOC até sua liberação para a guarda permanente, o controle ambiental e de pragas é uma preocupação constante. O espaço físico do LABDOC é dividido em quatro unidades: o setor de recepção, onde os documentos passam pelos procedimentos de higienização e diagnóstico e ficam aguardando o tratamento; o laboratório de conservação e restauração, no qual são realizados os procedimentos técnicos de conservação e restauração; o setor de guarda de documentos tratados, onde se processa a organização e descrição dos documentos - com vistorias periódicas para verificação de ocorrências de reinfestação de insetos - após o que são liberados para o local de guarda permanente; o setor de pesquisa e informática, no qual são criados os bancos de dados e indexados os conteúdos informacionais da documentação. Podendo aí também ser realizado projeto para microfilmagem e digitalização de acervos. 

As atividades contínuas do LABDOC já oferecem condições de treinamento e aperfeiçoamento de mão de obra nos procedimentos de conservação preventiva e restauração de papéis. Temos promovido cursos ministrados por técnicos de instituições reconhecidas nacionalmente e oferecemos condições de treinamento permanente a jovens alunos, através das bolsas de atividade, que se tornam aptos para multiplicar as atividades nessa direção.

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